За последние несколько лет изменился характер нотариальной деятельности: нотариат по собственной инициативе разрабатывает и внедряет в работу новейшие цифровые инструменты, использование которых позволяет оставаться нотариату одним из передовых правовых институтов в стране. Созданная Федеральной нотариальной палатой Единая информационная система нотариата (ЕИС) позволяет не только осуществлять межведомственное электронное взаимодействие (с Росреестром, ФНС России, МВД России, банками), но и предоставлять публичные бесплатные сервисы, функционирующие в круглосуточном режиме. Оперативная связь с ведомствами позволяет заметно сократить сроки осуществления ряда процедур, а также обеспечивает присутствие в гражданском обороте исключительно достоверных юридических сведений.
В ближайшее время нотариусы получат доступ к Единому государственному реестру ЗАГС. Такой доступ необходим для запроса сведений о рождении, смерти, заключении и прекращении брака, отцовстве, смены ФИО, а также о внесении исправлений или изменений в соответствующие акты гражданского состояния. Оперативное электронное взаимодействие нотариусов с органами ЗАГС позволит пресечь мошеннические схемы с использованием поддельных документов, подтверждающих родство, семейное положение граждан и др.
Все большую популярность среди населения и бизнеса приобретает реестр уведомлений о залоге движимого имущества, который создавался Федеральной нотариальной палатой по поручению Президента Российской Федерации. Обращение к реестру позволяет обезопасить себя от злоумышленников, преднамеренно скрывающих факт обременения имущества, находящегося в залоге, будь то автомобили, оборудование предприятий или даже товары в обороте. Статистика показывает, что количество обращений к Реестру стабильно растет. На сегодняшний день Реестр содержит более 4 миллионов записей о залоге, из них более 2 миллионов — записи о залоге автотранспорта.
Востребованным оказался и созданный Федеральной нотариальной палатой электронный сервис проверки доверенностей, который также находится в круглосуточном открытом доступе. С помощью данного сервиса любой интернет-пользователь может убедиться в достоверности доверенности либо ее недействительности, указав на сайте Федеральной нотариальной палаты основные реквизиты документа. Этот сервис бесплатен. Государственным и муниципальным органам в рамках оказания ими государственных и муниципальных услуг предоставлена возможность проверить соответствие содержания предъявленной доверенности подлиннику. В ответ на запрос, поданный ими в Единую информационную систему нотариата с приложенным сканом предъявленной доверенности, на следующий день они получат сообщение, соответствует ли содержание предоставленного документа оригиналу доверенности, который хранится в системе. Особо стоит отметить, что изменения претерпела и процедура отмены доверенностей. Если ранее доверитель должен был самостоятельно известить всех заинтересованных лиц о факте отмены им доверенности (нести почтовые расходы, тратить время и силы, либо оплачивать публикацию в газете), то сейчас достаточно удостоверить у любого нотариуса отмену доверенности. На следующий день сведения об отмене доверенности появятся в реестре, будут доступны любому гражданину, который делает запрос по номеру этой доверенности, и согласно закону считается, что все заинтересованные лица с этого момента оповещены об отмене этой доверенности.
С 1 января 2018 года российский нотариат вышел на новый уровень качества и скорости оказания нотариальных услуг. Нотариусы России перешли на регистрацию всех нотариальных действий в ЕИС. Соответственно, появилась возможность оперативно проверить любой нотариально удостоверенный акт (будь-то договор купли-продажи недвижимости, соглашение о разделе имущества, та или иная выписка и пр.). Теперь единая цифровая база нотариата станет надежным хранилищем для каждой бумаги, удостоверенной печатью нотариуса — от простой доверенности до многостраничного договора об отчуждении доли в уставном капитале компании. Такой полноценный электронный документооборот лишит мошенников шансов использовать бумаги с подделанными подписями и штампами нотариусов. Данные о каждом нотариальном акте будут надежно храниться в ЕИС нотариата, являющейся частью системы межведомственного электронного обмена информацией. Для самих документов — это, прежде всего, защита от утери или фальсификации. Благодаря оцифровке сведений проверить, действительно ли оформлялся у нотариуса предъявляемый документ с синей печатью и совпадает ли его актуальное содержание с тем, что было написано в тексте в момент удостоверения, можно будет максимально быстро и точно. При всей простоте и удобстве работе в ЕИС для самих нотариусов, система надежно защищена от любого постороннего проникновения, а хранящиеся в ней сведения зашифрованы. Прежде чем получить доступ к данным, каждый пользователь системы проходит двухфакторную аутентификацию. Прямой доступ к сведениям о том или ином нотариальном действии есть только у нотариуса, который совершал это действие. Только в случае его одобрения сведения может получить его коллега либо стороннее ведомство, направившее соответствующий запрос. Не знаете, было ли завещание? Или знаете, что было, но не знаете, где оно спрятано? Не беда. В Единой информационной системе нотариата ведется реестр завещаний. После того, как нотариус удостоверяет завещание, он вносит сведения об этом в ЕИС — это его обязанность. Содержание завещания является нотариальной тайной. Информация о составленном завещании может быть получена только после смерти наследодателя, для этого нотариусу нужно предъявить свидетельство о смерти завещателя.
Набирает обороты новая практика: граждане все чаще стали использовать возможность моментальной передачи юридических документов из города в город через нотариуса.
Случается, что в спешке одна из сторон сделки внезапно понимает, что не хватает какого-то важного документа, скажем, доверенности или согласия супруга на сделку.
Чтобы сделка не сорвалась, c помощью нотариуса можно при необходимости "телепортировать" нужный документ: нотариус переведет документ в электронный вид и
удостоверит равнозначность электронного документа документу на бумажном носителе. И уже в электронном виде документ будет направлен туда, где его ждут.
Там любой нотариус переводит его в бумажный вид и удостоверяет бумажный документ. Электронная и бумажные версии документа равнозначны друг другу, это
принципиальный момент. Полномочия нотариуса позволяют переводить одно и то же свидетельство в цифру и обратно. Частая ситуация: надо оформить доверенность
на выезд ребенка за границу, а родители находятся в разных городах. Теперь это не проблема. Бизнесу же подчас надо подводить баланс, заполнять и закрывать
какие-то папки текущего года. Технология работает так: гражданин приходит к нотариусам в своем городе и переводит юридически значимый документ в электронный вид.
Сразу после этого нотариус пересылает файл по электронной почте в нужный город - другому нотариусу. Тот в свою очередь обратно переводит электронный документ в
бумажный вид. Надо подчеркнуть: это будет не копия, а самый настоящий документ.