Статья 67.1 Гражданского кодекса Российской Федерации с 01 сентября 2014 года предусматривает возможность подтверждать принятие общим собранием участников хозяйственного общества решения и состава участников, присутствующих при его принятии, различными способами, один из которых – нотариальное удостоверение.
Рассматриваемое нотариальное действие может быть совершено любым нотариусом в пределах нотариального округа, в котором проводится собрание участников хозяйственного общества.
Принятие общим собранием хозяйственного общества решения и состава участников, присутствующих при его принятии, может подтверждаться путем нотариального удостоверения в отношении:
• непубличного акционерного общества
• общества с ограниченной ответственностью
На общества, состоящие из одного участника или одного акционера, положения статьи 67.1 ГК РФ не распространяются.
Указанное нотариальное действие является удостоверением двух фактов:
• принятие общим собранием хозяйственного общества решения;
• состав участников, присутствовавших при его принятии.
При этом, решение по вопросу повестки дня может быть принято, как положительное, так и отрицательное.
Свидетельствование подлинности подписи на протоколе общего собрания хозяйственного общества не является удостоверением этих фактов. При этом, возможно свидетельствование подлинности подписи участников на протоколе общего собрания участников общества с ограниченной ответственностью, если такой способ (подписание решения собрания всеми участниками или частью участников) был выбран участниками общества в качестве альтернативного способа подтверждения достоверности принятого решения в соответствии с п.п.3 п.3 ст. 67.1 ГК РФ. Форма протокола установлена законом (простая письменная форма п.3 ст.181.2 ГК РФ), подписывается протокол председательствующим на собрании и секретарем.
При определении круга лиц, которые могут обратиться к нотариусу с заявлением о нотариальном удостоверении принятия общим собранием участников решения и состава участников общества, присутствующих при его принятии, следует руководствоваться нормами, регулирующими порядок созыва общего собрания общества. Указанное заявление подается в письменной форме и должно содержать точную дату, время начала и точное место проведения собрания). Одновременно с заявлением нотариусу необходимо представить следующие документы:
• устав общества;
• выписку из ЕГРЮЛ (как правило выписка запрашивается нотариусом самостоятельно через портал налоговой службы или с использованием нотариальной программы ЕНОТ);
• документы, подтверждающие полномочия обратившегося лица (решение или протокол о назначении или избрании исполнительного органа, совета директоров, судебное решение и т. д.);
• иные внутренние документы, регламентирующие порядок созыва и проведения собрания, если такие предусмотрены уставом и утверждены (п. 5 ст. 49 Закона об АО, п. 1 ст. 37 Закона об ООО);
• список участников (для обществ с ограниченной ответственностью, в соответствии со ст. 31.3 Закона об ООО);
• список лиц, имеющих право на участие в общем собрании акционеров (для непубличных акционерных обществ, в соответствии со ст. 51 Закона об АО);
• экземпляр уведомления (п. 1, 2 ст. 36 Закона об ООО) или сообщения (п. 1, 2 ст. 52 Закона об АО) о созыве собрания, которые были разосланы участникам (акционерам) и в которых указана повестка дня собрания;
• информацию о наличии корпоративного договора (с 01 сентября 2014 года п. 4 ст. 67.2 ГК РФ), договора об осуществлении прав участников (до 01 сентября 2014 года п. 3 ст. 8 Закона об ООО), акционерного соглашения (до 01 сентября 2014 года ст. 32.1 Закона об АО).
Заявителю разъясняется, что для установления личности участников (акционеров) общества, они должны присутствовать на собрании с документами, удостоверяющими их личность, представители участников (акционеров), помимо того, должны иметь документы, подтверждающие их полномочия (законные представители несовершеннолетних - свидетельство о рождении; представители физических лиц - участников общества- нотариально удостоверенную доверенность от представляемого; представители юридических лиц- участников общества - доверенность, оформленную в соответствии с п.4 ст. 185.1 ГК РФ и иные документы).
Нотариус (лицо, временно исполняющее обязанности нотариуса) лично присутствует на собрании. Собрание может быть проведено в помещении нотариальной конторы, если в извещении участникам (акционерам) в качестве места проведения собрания указано место нахождения нотариальной конторы и если это не запрещено уставом общества.. Также собрание может быть проведено в помещении нотариальной конторы, несмотря на указание а извещении иного места его проведения, при условии присутствия на собрании всех участников (акционеров).
Нотариус выбирает оптимальный способ фиксации информации о составе участников, полномочиях представителей, информации о вопросах, рассматриваемых на собрании, принятых по указанным вопросам решениях и о лицах, присутствующих при принятии указанных решений. Указанная информация используется нотариусом при подготовке свидетельства. Информация фиксируется письменно или с использованием технических средств (видеозапись, аудиозапись).
Нотариус присутствует на протяжении всего собрания - с момента открытия собрания до момента принятия решения решения по последнему вопросу, включенному в повестку дня или по последнему вопросу, для принятия решения по которому имеется кворум, а если голосование осуществляется бюллетенями - до момента оглашения результатов подсчета голосов. Вопросы определения кворума регулируются статьями Закона об АО и статьями Закона об ООО.
Нотариус устанавливает личность участников (акционеров), присутствующих на собрании и их представителей, проверяет соответствие повестки дня вопросам рассматриваемым на собрании, наличие кворума, фиксирует результаты голосования и решения, принятые собранием.
Нотариус отказывает в совершении указанного нотариального действия в случаях:
• если решение собрание принято по вопросу, не включенному в повестку дня, за исключением случая, если в собрании приняли участие все участники соответствующего гражданско-правового сообщества;
• если решение принято при отсутствии необходимого кворума;
• если решение принято по вопросу, не относящемуся к компетенции собрания;
• если решение противоречит основам правопорядка или нравственности;
• если решение собрания принималось в форме заочного голосования.
По окончании собрания нотариус изготавливает и выдает свидетельство об удостоверении принятия общим собранием участников хозяйственного общества решений и состава участников общества, присутствующих при его принятии.
Второй экземпляр свидетельства остается в делах нотариуса.